06. Bedrijfsvoering
Intro
Programmasamenvatting
De maatschappelijke opgave realiseren we bij voorkeur samen met inwoners, ondernemers en organisaties, waarbij we als gemeente faciliteren en adviseren en veelal niet meer de trekker zijn. Dit betekent een wijziging in houding en gedrag voor (een deel van) onze medewerkers. We richten onze ambtelijke organisatie zo flexibel mogelijk in, om goed mee te kunnen bewegen met de veranderende opgaven.
Zaakgericht werken wordt in 2017 breed ingevoerd.
Informatiebeveiliging staat onverminderd hoog op de agenda en we gaan de administratie aanpassen, zodat we onze wettelijke verplichtingen goed kunnen nakomen en we tevens recht doen aan de belangrijkste bevindingen van de accountant.
Highlights
- Andere rol organisatie (overheidsparticipatie).
- Flexibiliseren organisatie.
- Implementeren zaakgericht werken.
- Verbeteren sturing en bestuurlijke-/managementinformatie (met als basis gewijzigd BBV).
- Informatiebeveiliging/integriteit.
Wat willen we bereiken
1) Bedrijfsvoering
Samenwerking
Niet 'zorgen voor' maar 'zorgen dat'. Dat is wat ons betreft de nieuwe rol van de gemeente. Het gaat om ruimte geven, meedoen en waar nodig ondersteunen. Deze collegeperiode gaan we vorm geven aan dit nieuwe samenspel tussen gemeente en Asser samenleving.
Dit vraagt om een andere houding van inwoners en het lokale bestuur. Er is ruimte om te experimenteren en te leren. We gaan op zoek naar nieuwe financiële arrangementen met publiek en privaat geld. We geven ruimte aan de dynamiek van de Asser samenleving en sluiten hierop aan door heldere kaders te stellen en waar nodig knopen door te hakken. We zetten in op de maatschappelijke opgaven die kunnen rekenen op een stevig draagvlak in de Asser samenleving.
We werken op meerdere gebieden samen met onze buurgemeenten om kennis te delen, kwetsbaarheid te verminderen, kosten te besparen en/of de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren.
Ambtelijke organisatie
De ambtelijke organisatie bestaat uit professionals die met veel inzet en loyaliteit uitvoering geven aan onze beleidsvoornemens. Wij hebben er dan ook vertrouwen in, dat zij in staat zijn onze stijl van besturen te faciliteren en te ondersteunen. Dit vraagt om het anders organiseren van het ambtelijke werk en een andere opstelling van de ambtelijke organisatie ten opzichte van de buitenwereld. De organisatie zal steeds meer onderdeel worden van een netwerk of keten van partners om de gemeentelijke taken uit te kunnen voeren. Hierbij staan de klant, de klantvraag en het toevoegen van waarde voor de klant centraal.
De toenemende digitalisering, de extra gemeentelijke taken (decentralisaties), de strakker wordende wet- en regelgeving met bijpassend sanctiebeleid maken het noodzakelijk om de informatieveiligheid verder te verbeteren en te borgen (zie ook RKC-rapport informatiebeveiliging). Informatiebeveiliging is een kwestie van balans blijven zoeken, telkens risico’s afwegen en daarbij bewust keuzes maken. Wetende dat 100% veiligheid niet haalbaar is.
We willen ervoor zorgen dat onze ‘boekhouding’ zo ingericht wordt dat deze goed aansluit op de wettelijke richtlijnen van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten). We willen hiermee tevens de sturing verbeteren.
We gaan zaakgericht werken in 2017 breed implementeren. Dit zorgt voor een transparante werkwijze waar zowel de organisatie in brede zin van profiteert als de klant voordeel uit kan halen.
Bezuinigingen
Voor de bedrijfsvoering geldt een bezuiniging die oploopt tot € 2,6 miljoen in 2018. Deze bezuiniging is niet haalbaar zonder keuzes te maken in de uitvoering van taken of de verhoging van belastingen.
Wat doen we daarvoor
1) Bedrijfsvoering
Samenwerking
Overheidsparticipatie
We realiseren de maatschappelijke opgave bij voorkeur samen met inwoners, ondernemers en organisaties waarbij we als gemeente faciliteren en adviseren en veelal niet meer de trekker zijn. Dit betekent een wijziging in houding en gedrag voor (een deel van) onze medewerkers.
(Zie voor Overheidsparticipatie ook Programma Samen werken aan Assen, 1) Bestuur en Programma Meedoen in Assen, 1) Transformatie).
Waardebod: ons gastheerschap
Onderzoek onder onze klanten heeft opgeleverd dat niet de ‘harde normen’ maar vooral de ‘zachte waarden’ belangrijk gevonden worden in de dienstverlening. Het gaat dan om klantgerichte houding en gedrag, duidelijkheid en betrouwbaarheid. Dit is vertaald naar een ‘waardebod’. De volgende vijf waarden vormen de kernwaarden van dit waardebod, ons ‘gastheerschap’:
- Wij behandelen u met respect.
- Wij werken oplossingsgericht.
- Wij gebruiken begrijpelijke taal.
- Wij maken voor u het proces inzichtelijk.
- Wij komen onze afspraken na.
- Deze waarden gelden zowel voor extern als intern. In 2017 gaan we deze waarden ook meten.
- Samenwerking met buurgemeenten
We continueren de samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering met onze buurgemeenten in SDA-verband en verbreden deze waar zinvol (bijvoorbeeld bij de voorbereiding op de Omgevingswet).
Ambtelijke organisatie
Opgavegestuurd werken
De maatschappelijke opgave staat centraal. Het gaat daarbij om het effect in de buitenwereld. Opgave gestuurd werken betekent dat we opgaven integraal aanpakken, samen werken met andere partijen en mensen en middelen slim verbinden. Daarbij zoeken we de organisatievorm en rol passend bij de opgave.
Professioneel opdrachtgeverschap
Bij sommige opgaven past de rol van professioneel opdrachtgever. De invulling van deze rol is erg belangrijk, zeker als je ook kijkt naar de nieuwe taken (in het sociaal domein). In 2017 zetten we in op verdere doorontwikkeling van professioneel opdrachtgeverschap. Dit geldt zowel intern de organisatie als extern (sturing verbonden partijen).
Flexibiliteit
We richten onze ambtelijke organisatie zo flexibel mogelijk in om beter mee te kunnen bewegen met onze maatschappelijke opgave. Dit betekent dat we goed kijken naar de juiste verhouding vast en flexibel personeel, maar ook onze medewerkers intern en extern breder inzetbaar maken.
Informatieveiligheid en Integriteit
Door verdergaande digitalisering en de toename van cybercriminaliteit gaan we in 2017 door met het investeren in informatieveiligheid, zowel op het gebied van techniek en organisatie als dat van de mens. We implementeren en borgen iedere keer weer nieuwe technische maatregelen, maar we blijven ook investeren in bewustwordingsacties (houding en gedrag van medewerkers).
Dit laatste doen we in 2017 onder andere door voorlichting op diverse manieren (bijeenkomsten, intranet, et cetera) en met behulp van e-learning. Verder sluiten we aan bij de BIG (Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten) en voeren we diverse audits uit. Tevens is in SDA-verband een functionaris gegevensbescherming aangesteld.
Integriteit blijft een belangrijk thema en wordt ook in 2017 levend gehouden. Er zal regelmatig aandacht voor zijn in de maandelijkse Doorkijk-bijeenkomsten (voor alle medewerkers) en tijdens managementochtenden.
Administratie en managementinformatie verbeteren
In 2017 willen we een grote slag slaan om verbeteringen in de gemeentelijke administratie te realiseren.
Als gevolg van bevindingen van de accountant gaan we wijzigingen in de wijze van administratievoering en verslaglegging doorvoeren. Verder willen we de inrichting van onze ‘boekhouding’ laten aansluiten op de wettelijke richtlijnen van het BBV. De vernieuwing van deze voorschriften geldt vanaf 1 januari 2017. De implementatie van al deze aanpassingen moet leiden tot verbeteringen in de managementinformatie, hetgeen weer bijdraagt aan een betere sturing.
Zaakgericht werken
In 2017 wordt zaakgericht werken een vast onderdeel van het werken bij de gemeente Assen. Om dit voor elkaar te krijgen gaan we het systeem generiek vullen met de klantgerichte processen en de medewerkers opleiden om hier mee te kunnen werken.
Personele zaken
Vorming en opleiding worden gericht ingezet om de opgaven waar de organisatie voor staat met onze medewerkers te bereiken. De implementatie en doorontwikkeling van talentmanagement zal in 2017 vorm gegeven worden. Samen met het Georganiseerd Overleg (GO) wordt verder invulling en uitvoering gegeven aan de Sociale agenda.
Huisvesting
De huisvesting van alle ambtenaren (met uitzondering van de eenheid Uitvoering) in het stadhuis bevalt erg goed en willen we continueren in 2017. De extra ruimte die er in het stadhuis is ontstaan door het Nieuwe Werken concept gaan we zo goed mogelijk exploiteren. In 2017 wordt Werkplein Drentse Aa (WPDA) gehuisvest in het stadhuis.
Bezuinigingen
Wij hebben afspraken gemaakt over de hoogte van de bezuinigingsopgave voor de bedrijfsvoering. Voor de begroting bedrijfsvoering 2017 komt dit neer op een taakstelling van €1,66 miljoen. Voor dit bedrag is een maatregelenpakket opgesteld dat in de bedrijfsvoering wordt geëffectueerd, waarbij het tevens nodig is om nog keuzes te maken (taken verminderen/belastingen verhogen). Deze keuzes worden nog voorgelegd. Tevens zal inzichtelijk worden gemaakt welk budget benodigd is om de frictiekosten op te kunnen vangen.
Verdieping en links
Van Assen
buurtmonitor AssenRelevante derden
vngBeleidsdocumenten
Collegeprogramma 2014-2018 Mijn Assen
Jaarstukken 2015